Produktionsskoleforeningen

12.016.2003

Vejledning til procedurer vedr. udslusningstaxameter

Samtykkeerklæring fra eleven
"Produktionsskolerne er omfattet af Persondatalovens regler. Det vil sige, at når skolen indhenter personoplysninger om en tidligere deltager fra en arbejdsgiver eller en uddannelsesinstitution, skal skolen informere den pågældende deltager om, at oplysningerne er indhentet.

Dette kan undgås, hvis skolen får en samtykkeerklæring fra den enkelte deltager om, at skolen kan indhente oplysninger fra arbejdsgiver/uddannelsesinstitution, inden den pågældende forlader produktionsskolen".
(Brev til alle produktionsskoler fra Johanne Marie Bjerre, Undervisningsministeriet, Institutionsstyrelsen, 3. april 2003)

Produktionsskolerne afgør selv, hvornår og hvordan man indhenter en samtykkeerklæring fra eleven.

Eksempler på fremgangsmåder:

På nogle produktionsskoler skriver eleven allerede på ansøgningsskemaet under på, at hun/han er indforstået med, at skolen foretager en vejledningsopfølgning. Der kan anvendes følgende formulering: ”Når jeg tilmelder mig som elev på skolen, er jeg indforstået med, at skolen foretager en opfølgning på mit videre uddannelses- eller arbejdsforløb efter jeg er udskrevet fra skolen.”
På andre skoler har man valgt at få samtykkeerklæringen, når man i forbindelse med udskrivningen har en samtale med eleven.

Der er fordele og ulemper ved begge fremgangsmåder. Hvis man allerede ved indskrivningen får elevens underskrift, er den del af proceduren ”overstået”. Man undgår at bruge ressourcer på at kontakte de elever, som man ikke når at tale med før de smutter. Fordelen ved fremgangsmåde nr. 2 er, at det nok bliver mere tydeligt for eleven, at skolen indhenter oplysninger om dem, efter de er udskrevet. Man kan med fordel kombinere de to fremgangsmåder, så man sikrer sig underskriften på samtykkeerklæringen ved indskrivning og sørger for at genopfriske den ved udskrivningssamtalen. Det er vigtigt at eleverne er informeret om vejledningsopfølgningen, så det ikke ser ud som om der foregår en form for ”hemmelig overvågning”.

Hvordan man bedst sikrer, at eleverne er klar over at der foretages en opfølgning, må være op til den enkelte skole. Det er ikke gjort med, at de på ansøgningsskemaet giver deres samtykke, da det nok er de færreste elever der er opmærksomme på, hvad præcist det er de skriver under på. Det er en god idé at have en fast procedure. For eksempel kan information om opfølgningen være et fast emne i en afsluttende samtale som værkstedslærer/vejleder har med eleven. Men det løser jo stadigvæk ikke problemet med de elever, der holder op uden at have en samtale med vejleder/værkstedslærer.

Hvis man ikke har sikret sig samtykkeerklæringen skal man sørge for at eleven bliver informeret om at man indhenter oplysninger om dem. Når dokumentationsskemaerne er kommet tilbage fra uddannelsesinstitutionen/arbejdsgiveren kan man tage en kopi, som herefter sammen med et følgebrev sendes til den pågældende elev.
se eksempel

Ved udskrivningen
I forbindelsen med udskrivningen registreres det så præcist som muligt, hvad en elev udskrives til. Det er fx vigtigt at notere arbejdsgiverens navn og adresse, så man ikke senere skal kontakte eleven for at få de nødvendige oplysninger. Det kan være både meget tidskrævende og vanskeligt at få fat i en tidligere elev.

Dokumentation for "succesfuld udslusning"
Produktionsskolen kan modtage et særligt udslusningstilskud i henhold til § 10, stk. 3 i bekendtgørelse af lov om produktionsskoler, når produktionsskolen kan dokumentere, at en tidligere elev i 3 sammenhængende måneder har været i uddannelse i en kompetence-givende uddannelse, der berettiger til SU, eller har været fuldtidsbeskæftiget på ordinære vilkår eller i fleksjob, skånejob eller lignende.

Uddannelsen eller beskæftigelsen skal være begyndt senest en uge efter produktions-skoleopholdet eller ferielukning af deltagerens værksted.
Uddannelsen eller beskæftigelsen kan foregå på forskellige uddannelsesinstitutioner, henholdsvis arbejdspladser.

Hvis en tidligere elev uden afbrydelse har været på flere uddannelsesinstitutioner eller hos flere arbejdsgivere, skal der foreligge et skema med attestation fra hver uddannelses-institution, henholdsvis arbejdsgiver.

Til brug for ovennævnte dokumentation udarbejder produktionsskolen skemaer, der mindst skal indeholde følgende:

1. Ved udslusning til kompetencegivende uddannelse:

Den tidligere produktionsskoledeltagers navn, personnummer samt dato for afslutning af produktionsskoleopholdet.
Dokumenteret oplysning om, hvor længe og hvornår samt på hvilken uddannelse ovennævnte person har været studieaktiv.

2. Ved udslusning til beskæftigelse:

Den tidligere produktionsskoledeltagers navn, personnummer samt dato for afslutning af produktionsskoleopholdet.
Dokumenteret oplysning om, hvor længe og hvornår samt på hvilke betingelser ovennævnte person har været beskæftiget.

(Undervisningsministeriets vilkår for de elevadministrative systemer ved produktions-skolerne. Marts 2003)

Nogle grænsetilfælde:
Når der er tale om udskrivning til ”kompetencegivende uddannelse, der berettiger til SU”, skal det forstås helt bogstaveligt. Det er altså i den her forbindelse uden betydning, om eleven modtager SU eller ej – det afgørende er, at uddannelsen berettiger til det.
I forhold til SOSU er reglerne lidt specielle. Der kan kun søges om tilskud til elever som udskrives til grundforløbene (hvor der kan søges om SU) – ikke til elever som udskrives til de senere forløb, hvor man ikke får SU.

Udskrivning til læreplads, ligesom udslusning til skolepraktik berettiger til udslusningstilskud.

Der kan udskrives til beskæftigelse i udlandet, såfremt de øvrige betingelser er opfyldt. Hvad angår udskrivning til uddannelse i udlandet afhænger det af, om uddannelsen berettiger til SU.

Udskrivning i forbindelse med en FUU-plan gælder også (SU-berettiget uddannelse) og dokumentationen skal indhentes hos den uddannelsesansvarlige skole.

Skemaer
Ministeriet har som et forslag lagt ”Skema til dokumentation af deltagelse i uddannelse” samt et ”Skema til dokumentation ved udslusning til beskæftigelse” på nettet.

Det er frivilligt for skolerne at gøre brug af disse skemaer.
Det mest enkle er nok at printe ministeriets forslag ud på skolens brevpapir.
Hvis man ønsker at lave sit eget skema, skal man være opmærksom på at det som minimum indeholder de oplysninger som er beskrevet ovenfor.

Der er meget man skal holde styr på, når man vil hente udslusningstilskud hjem. Derfor er det vigtigt at man laver et system som sikrer følgende:
- at man får en samtykkeerklæring fra eleven eller at man informerer eleven, når man har indhentet oplysninger om vedkommende.
- at man sender et dokumentationsskema ud til uddannelsesinstitution/arbejdsgiver, når en elev har været udskrevet i 3 måneder.
- at man har overblik over, hvilke uddannelsesinstitutioner/arbejdsgivere man har sendt skemaer til og om skemaerne kommer tilbage til skolen.
- at man checker, at uddannelsesinstitutioner/arbejdsgivere har udfyldt skemaerne korrekt.
- at man gemmer de skemaer, der dokumenterer tidligere elevers ”succesfulde udslusning”.

En arbejdsgiver/uddannelsesinstitution er ikke forpligtet til at give produktionsskolerne de informationer, skolerne skal bruge i forbindelse med udslusningspræmien.
(Brev til alle produktionsskoler fra Johanne Marie Bjerre, Undervisningsministeriet, Institutionsstyrelsen, 3. april 2003)

Det er i overensstemmelse med forvaltningsloven at sende en tidligere elevs CPR-nummer ud til arbejdsgiveren/uddannelsesstedet.

Indberetning af årselever der udløser udslusningstilskud

Udslusningstilskud beregnes og afregnes kvartalsvis bagud. Beregningen foretages på grundlag af varigheden af elevens produktionsskoleophold og den udslusningspræmie pr. årselev, der er fastsat på finansloven.

Opgørelsen foretages på et skema, der er udarbejdet af Undervisningsministeriet. Skemaet ligger på nettet og indeholder oplysninger om antallet af årselever og antallet af personer der er udsluset til henholdsvis beskæftigelse og/eller uddannelse.

Skemaet skal underskrives af skolens forstander samt attesteres af skolens revisor. Revisor skal kontrollere at der foreligger dokumentation af succesfuld udslusning svarende til det antal personer og årselever, der bliver indberettet til ministeriet.

Skemaet indsendes til ministeriet, så det er ministeriet i hænde senest den 10. i den måned, der følger efter kvartalets udløb.
(Undervisningsministeriets vilkår for de elevadministrative systemer ved produktions-skolerne. Marts 2003)

Der er ingen krav om, at indberetningen kun gælder, hvis man når det til den næste deadline. Man indberetter i det tempo man ønsker at få pengene. For eksempel kan man vælge at sende sin indberetning for hele første halvår af 2003, så den er hos ministeriet senest den 10. oktober 2003. Hvis der er nogle elever, som man ikke når at indhente dokumentation for før indberetningsskemaet sendes til ministeriet, tager man dem med næste gang man indberetter.

Skemaet til indberetning ligger på ministeriet hjemmeside og hedder ”Skema til Undervisningsministeriet til indberetning af elever der udløser udslusningstilskud”.

Eksempler på følgebreve
Eksempel på følgebreve til uddannelsesinstitutioner og arbejdsgivere.
se eksempel

Eksempel på brev som informerer tidligere elever om, at skolen har indhentet oplysninger om vedkommende.
se eksempel

Vejledning til procedurer vedr. udslusningstaxameter vil blive opdateret, når det er nødvendigt.
Særligt afsnittet om grænsetilfælde vil blive justeret efterhånden som spørgsmålene opstår og kan besvares.
Hvis der skulle opstå spørgsmål, er man meget velkommen til at ringe til
Peter Fløe, FPP på tlf. 7582 2055 eller 4074 9055 eller
direkte til Johanne Marie Bjerre, Undervisningsministeriet på tlf. 3392 5290.